La segreteria della Fondazione Università Adulti/Anziani cura i contatti con le sedi e ne programma l’organizzazione. Predispone corsi l’alternanza dei docenti ed espleta tutte le formalità fiscali. In ogni università, coordinatore e segretario, spesso con uno staff di volontari, promuovono la vita organizzativa interna. Annualmente, per loro, sono organizzate due giornate di studio, per maturare le linee operative, condividere difficoltà ed ipotizzare soluzioni.
Nel collegio docenti, come in ogni scuola, si definiscono gli incontri formativi e le attività comuni, quali i concorsi, il tema delle ricerche, le mete dei viaggi. La programmazione delle singole sedi, nata dalla verifica assembleare a chiusura d’anno, e successivamente elaborata in sede di comitati locali, trova nel collegio docenti indicazioni comuni che rafforzano la progettualità.
RUOLO DEL COORDINATORE
Il coordinatore rappresenta la Direzione centrale nella sede periferica. È l’anima dell’Università; svolge un ruolo direttivo e decisionale, sempre teso a:
– creare un clima sereno, cordiale, amichevole, ritenendo fondamentale per i corsisti il benessere personale e lo stare bene insieme;
– valorizzare sensibilità, potenzialità e talenti emergenti nei corsisti;
– promuovere momenti di partecipazione attiva dei corsisti e favorire le relazioni e la socializzazione.
In particolare ha il compito di:
– coordinare tutte le attività promosse dall’Università e programmare le uscite culturali sia di mezza giornata sia di giornata intera;
– tenere rapporti costanti con la Direzione della Fondazione Università adulti/anziani di Vicenza e, in accordo con quest’ultima, con la locale Amministrazione comunale;
– dare comunicazioni ed avvisi ai corsisti;
– tenere i rapporti con i rappresentanti eletti e gli animatori volontari, coinvolgendoli nella realizzazione delle varie attività;
– mantenere i rapporti con i docenti;
– illustrare i programmi, collegare gli interventi delle lezioni di attualità, decidere in merito e comunicare ai corsisti le scelte condivise con i collaboratori.
COMPITI DEL SEGRETARIO
Il segretario opera in stretta collaborazione con il coordinatore, per assicurare il buon funzionamento dell’Università e lo svolgimento regolare e sereno di tutte le attività.
In particolare ha il compito di:
– diffondere la propaganda dell’Università;
– raccogliere iscrizioni dei corsisti, controllare l’esattezza e consegnare i calendari dei corsi;
– tenere il registro con numero di matricola e dati degli iscritti;
– compilare tesserine di conferma iscrizione con numero di matricola, nome e cognome del corsista e farle firmare al coordinatore;
– registrare presenze e inviare alla Direzione i prospetti richiesti e, a fine bimestre, inviare il prospetto delle ore insegnanti;
– sistemare sussidi in aula (microfono, proiettore, computer…);
– tenere ordinato ed aggiornato il registro firma docenti; se utilizzati solo i fogli presenza dei seminari controllare che vi sia la firma del docente;
– raccogliere adesioni per uscite e viaggi culturali stilando i relativi elenchi da inviare sia al coordinatore sia alla Direzione provinciale;
– provvedere alla fotocopiatura di eventuali schede o dispense, dopo aver raccolto le adesioni dei corsisti, curare la distribuzione delle stesse e la raccolta dell’importo, concordato con il coordinatore;
– controllare alla fine delle lezioni che l’aula sia ripristinata e ordinata come all’entrata;
– esporre in bacheca gli avvisi e le informazioni concordati con il coordinatore.
